Acheminer les éléments techniques à un prestataire

Acheminer des éléments techniquesParmi les compétences du passeport professionnel du BTS Communication, la situation 1.2.1 « Élaboration et diffusion d’éléments techniques » liée à la compétence C13.1 « Préparer et acheminer les documents techniques » est l’une des plus difficile à interpréter.

Explication de cette compétence

Durant le projet de communication (que vous avez choisi de présenter dans votre passeport), vous allez devoir acheminer des éléments techniques. On peut assimiler aux éléments techniques les supports suivants :

  • photos
  • dessins ou illustrations
  • fichiers informatiques
  • chemin de fer
  • maquettes…

La plupart du temps, vous aurez à envoyer un fichier à un prestataire, un imprimeur par exemple. Il se peut que votre fichier soit trop lourd. Impossible donc de l’envoyer par mail. L’acheminement devient vite un cauchemar.

Comment envoyer un fichier trop lourd à un imprimeur ?

Plusieurs applications internet gratuites ont heureusement fait leur apparition pour venir au secours des assistants communication. Ces solutions de transfert sont sûres et rapides. Vous pouvez ainsi en quelques clics réussir à acheminer votre fichier technique à destination de votre prestataire.

1. Wuala

wuala_logo-SIMPLEDéveloppée par LACIE, cette application est téléchargeable gratuitement. C’est un cloud gratuit (stockage en ligne) comme il en existe beaucoup. Je me permets de vous conseiller celle-ci car je l’utilise tous les jours.

Il vous suffit de vous rendre sur le site wuala.com et de suivre les conseils de téléchargement et d’installation.

Après avoir créé votre identifiant et votre mot de passe, c’est un véritable disque dur en ligne d’une capacité de 5 Go qui est à votre disposition.

Vous avez ainsi la possibilité de créer des dossiers et d’uploader des fichiers. Il ne vous restera plus qu’à envoyer le lien du fichier à votre prestataire pour qu’il puisse le télécharger sans encombre. Attention toute fois à vérifier que votre dossier est paramétré en mode « public » afin qu’il soit téléchargeable par une tierce personne.

Il vous est par ailleurs possible de régler les autorisations de visibilité de certains dossiers ou fichiers.

2. We transfer

loweEncore plus simple et plus rapide, WE TRANSFER est un site internet sur lequel vous pouvez uploader et envoyer en même temps un fichier aux personnes de votre choix.

Avec une capacité d’envoi de 2 Go, la possibilité de rédiger un message et de faire un envoi à plusieurs destinataires en même temps. Cette méthode d’envoi est sans doute la plus utilisée à l’heure actuelle par les professionnels de la communication.

De plus, un e-mail vous est envoyé pour confirmer la réussite de l’envoi et du téléchargement de votre fichier par le destinataire.

3. Google drive

logVéritable vivier d’applications grand public, google propose également son cloud : Google Drive. Etant un google septique, au risque de m’attirer les foudres de big brother, je ne m’attarderai pas sur cette application, qui est au demeurant fort pratique pour un utilisateur possédant un compte google.

Mais en cette année 2013, date à laquelle j’écris cet article, je me permets de vous prévenir que la pieuvre Google est déjà en train d’étendre ses tentacules dans notre vie professionnelle mais également personnelle. Si vous acceptez un conseil, suivez de prêt ce que google met en place, restez en veille et surtout gardez un oeil critique.

L’avenir imposé par Google n’augure rien de bon, et je vous l’avoue en toute transparence, cet avenir me fait peur. Mais ceci fera l’objet d’un prochain article.

Anecdotes d’un vétéran de la com :

Comment on faisait avant pour envoyer des fichiers ???

Ce qui est énorme c’est que je n’ai pas l’impression d’être vieux (au contraire !) et pourtant j’ai déjà l’impression d’être un dinosaure de la communication. Il y a à peine plus de 10 ans de cela, lorsque j’ai officiellement travaillé pour la première en agence de communication, j’ai découvert les techniques de transfert des fichiers informatiques vers les imprimeurs.

Bien que les fichiers étaient moins lourds qu’à l’heure actuelle, il n’en demeure pas moins qu’ils étaient exagérément gros par rapport au débit internet de l’époque. Rappelons que les agences les plus chanceuses tournées avec un débit de 512 Ko pendant que le commun des mortels possédait chez lui un bruyant modem 56 Ko. L’ADSL n’était encore qu’une légende urbaine.

Donc revenons à nos moutons. Comment l’agence de communication expédiait un fichier d’exé vers l’imprimerie ? Et bien figurez-vous que dans les années 2000, on gravait les fichiers sur un CD-Rom. On imprimait ensuite les épreuves finales à l’aide du copieur couleur du bureau. On en faisait ensuite une belle enveloppe et on expédiait le tout à l’imprimeur par coursier !

Cela semble complètement fou mais cela remonte seulement à quelques années en arrière. L’augmentation des débits internet a réellement révolutionné nos méthodes de travail.

A cette époque, les communicants les plus branchés se baladaient en agence de bureau en bureau en arborant fièrement autour du cou le dernier gadget à la mode : la clé USB. Avec une folle capacité de 64 Mo, cet appareil miniature envoya au rebut les antiques jazz, zip et disquettes.

Et oui, c’était ça les années 2000 en agence de com !

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