Gestion de projet

La gestion de projet est une action temporaire avec un début et une fin, qui mobilise des ressources identifiées (humaines, matérielles, équipements, matières premières, informationnelles et financières) durant sa réalisation.

Tout projet de communication doit être scrupuleusement planifié à l’avance. Chaque étape doit être répertoriée et inventoriée. Il vous faut également identifier tous les intervenants éventuels et définir à l’avance leurs missions respectives.

Un projet bien planifié à l’avance aura plus de chance d’aboutir sans mauvaises surprises. Pour cela il vous faut prendre le temps d’appliquer une méthodologie simple.

La démarche en 5 phases

En ce qui concerne l’aspect psychosocial de la gestion d’une équipe projet, on distingue cinq phases successives :
•    L’étape d’observation correspond à la rencontre des membres d’une équipe projet.
•    L’étape de cohésion doit permettre de constituer une équipe soudée.
•    L’étape de différenciation permet de tirer parti des différences entre les membres de l’équipe.
•    L’étape d’organisation utilise les techniques traditionnelles de la gestion de projet pour formaliser la gestion des ressources, planifier et contrôler le risque.
•    L’étape de production décrit le fonctionnement effectif de l’équipe projet. C’est à ce niveau que les différentes théories du management et du leadership sont le plus pertinentes.

La démarche de jalonnement

L’approche par étapes (« jalons ») est un acte de direction, qui permet de bien structurer le projet dans le temps, en y apportant de nombreuses garanties pour le maître d’œuvre : sa progression est  suivie de façon calendaire.

Les jalons permettent de faire le point sur le projet et de n’engager la phase suivante que si tout va bien. Les décisions actées lors de cette revue de changement de phase sont des éléments stables sur lesquelles peut être bâtie la suite du projet. Le jalonnement se préoccupe moins du contenu de chaque phase, que de l’appréciation de son résultat, où le client (ou maître d’ouvrage) est amené à se prononcer.
•    Phase préliminaire : la réflexion sur l’intérêt du projet en lui-même, en termes d’opportunité stratégique, suivant la manière dont se présente l’avenir.
•    Jalon de lancement du projet : on décide (au niveau « politique ») qu’il y a lieu de lancer un projet spécifique, et on y consacre un chef de projet, une équipe, des moyens, un responsable et un budget.
•    Phase d’expression du besoin : la définition de ce que l’on attend (les fonctions attendues), le périmètre, ce sur quoi on va évaluer le projet, ce qui est important et ce qui l’est moins.
•    Jalon de validation du besoin : le client valide l’expression de ses besoins (ainsi les évolutions dans l’approche des besoins pourront être tracées et justifieront d’éventuels ajustements du plan projet), ce sont les bases sur lesquelles le projet va être bâti.
•    Phase de faisabilité : l’étude de ce qui est techniquement et économiquement faisable. Consultation des maîtres d’œuvres possibles, comparaison des propositions techniques et financières des réalisateurs possibles.
•    Jalon du choix de la solution : signature du contrat qui précise ce qui sera fait et la manière de le faire.
•    Phase de développement : le maître d’œuvre coordonne les travaux sur le “produit papier”, pour préciser ce qui doit être fait jusqu’au dernier boulon.
•    Jalon de lancement du chantier (éventuel) : quand le “produit papier” est suffisamment défini, on peut faire le point avant de lancer les travaux de réalisation.
•    Phase de réalisation : la création est lancée, les travaux avancent pour transférer le “produit papier” dans le réel.
•    Phase de vérification (qui peut commencer très tôt, sur le “produit papier”) : sur le produit réel ou sur le produit papier, on vérifie (ou on calcule) que les caractéristiques attendues sont bien au rendez-vous (avec les écarts éventuels, qu’il faut alors gérer).
•    Jalon de qualification : après vérification, la définition de référence du produit est la bonne et ne sera plus modifiée (du moins, pas aussi facilement).
•    Jalon de livraison (et recette) encore appelée acceptation : on remet le produit entre les mains du client, qui en devient propriétaire (et peut émettre des réserves sur les écarts constatés). C’est la fin du projet proprement dit.
•    Phase d’exploitation : qui commence le plus souvent par la levée des réserves, et voit la fin de la relation contractuelle.
Quelques remarques complémentaires :
•    Les noms peuvent être très variables d’une culture à l’autre;
•    Les phases et jalon sont parfois entremêlés, à chaque fois il faut un peu préparer les travaux de la phase suivante, solder ce qui n’était pas terminé lors de la phase précédente, voire corriger ce qui a été jugé insatisfaisant.

Démarche de découpage en tâches

Une autre manière (complémentaire) d’aborder le découpage d’un projet en sous-ensembles élémentaires consiste à découper le projet en sous-ensembles d’activité à fonction simple : les tâches.

Chaque tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont nécessaires : ce sont les objets entrants ou préalables (un document, une spécification, une machine mise à disposition, une norme, un opérateur formé et opérationnel, un jeu d’essai, etc.) et elle fournit un ou plusieurs produits résultats, ce sont les objets sortants ou livrables (un logiciel, une plaquette publicitaire, une fiche technique, etc.). Les objets entrants peuvent être déjà à disposition ou bien sont les objets sortants d’une autre tâche destinée à les produire. Les objets sortants peuvent être réemployés par une autre tâche.

Cette méthode permet de mettre en évidence les tâches préparatoires et de matérialiser les dépendances entre tâches (par exemple pour formaliser un réseau PERT.

Le réseau PERT

Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c’est un outil de planification. Le terme PERT est l’acronyme de program (ou project) evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d’évaluation et d’examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ; c’est également un jeu de mots avec l’adjectif anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».

Dans le vocabulaire de tous les jours, un projet désigne une action future. Dans l’ingénierie (activité des ingénieurs et techniciens), un projet désigne l’ensemble des actions en cours d’élaboration.
On utilise un graphe de dépendances. Pour chaque tâche, on indique une date de début et de fin au plus tôt et au plus tard. Le diagramme permet de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet.

Dans la méthode PERT, on calcule deux valeurs pour chaque étape :
la date au plus tôt : il s’agit de la date à laquelle la tâche pourra être commencée au plus tôt, en tenant compte du temps nécessaire à l’exécution des tâches précédentes.
la date au plus tard : il s’agit de la date à laquelle une tâche doit être terminée à tout prix si l’on ne veut pas retarder l’ensemble du projet.

On peut ainsi représenter les relations entre les tâches et les étapes par le diagramme suivant :
1.    Étude, réalisation et acceptation des plans
2.    Préparation du terrain
3.    Commande des matériaux
4.    Creusage des fondations
5.    Commande portes et fenêtres
6.    Livraison des matériaux
7.    Construction des fondations
8.    Livraison des portes et fenêtres
9.    Construction des murs
10.    Mise en place des portes et fenêtres

gestion de projet BTS Communication

Le diagramme de GANTT

Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d’un réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s’agit d’une représentation d’un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter graphiquement l’avancement du projet.

Le concept a été développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910.

Dans un diagramme de Gantt on représente :
•    en abscisse les unités de temps (exprimées en mois, en semaine ou en jours),
•    en ordonnée les différents postes de travail (ou les différentes tâches).

Ce diagramme permet :
•    de déterminer les dates de réalisation d’un projet,
•    d’identifier les marges existantes sur certaines tâches,
•    de visualiser d’un seul coup d’œil le retard ou l’avancement des travaux.

aussi appelé retro planningSource wikipedia

Une réflexion au sujet de « Gestion de projet »

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